Es aconsejable pensar en constituir una empresa una vez su negocio o ventas adquieran cierta regularidad. Esto pasa si sus clientes están solicitando entregas en sus instalaciones o si usted está considerando una estrategia de venta más directa, buscando la eliminación de intermediarios, de lo contrario, no se apresure en adquirir más responsabilidades y compromisos de los que pudiera cumplir.
Abrir una corporación, cualquiera sea la razón, comenzar una empresa pequeña, declarar impuestos, organizar las finanzas o tener los papeles del negocio en regla son procedimientos muy sencillos, de bajo costo, disponibles para todo el mundo y además se pueden hacer por cuenta propia, sin necesidad de un contador o abogado. Aunque lo aconsejable es contar con la asesoría de este tipo de profesionales. No es un proceso costoso. Contrario a nuestro país, que requiere un registro ante cámara de comercio, en Estados Unidos, en la mayoría de estados se hace ante el Departamento de Estado estatal que a su vez tiene generalmente una División de Corporaciones. Las cámaras de comercio no ejercen funciones de gobierno en Estados Unidos y no es obligatorio estar afiliado a una de ellas. Para la elaboración de la guía que tiene en sus manos, hemos tomado como ejemplo las regulaciones del estado de Florida pues cada estado tiene las suyas.
Tipos de empresas para locales y extranjeros
Corporaciones (Corporation C - Corporation S)
Es la forma mas común y mas fácilmente manejada pero tiene que pagar impuestos al nivel Federal (las Corp S no pagan a este nivel pero si tiene accionistas del extranjero, no califica)
Ventajas:
Los accionistas no residentes en USA generalmente no están obligados a presentar declaración de renta. Los accionistas responden ante los acreedores de la sociedad únicamente por sus aportes, y los gerentes de acuerdo a su grado de responsabilidad. Los no-residentes de USA están libres del impuesto de ganancia ocasional cuando venden sus acciones.
Desventajas:
Los accionistas están sujetos a doble tributación (la sociedad paga impuestos sobre sus utilidades y los accionistas cuando se reparten dividendos.) Cuando un accionista es no-residente, la sociedad esta obligada a retenerle el 30% sobre los dividendos pagados, en calidad de impuesto. La sociedad tributa entre el 15% hasta el 39% para el Gobierno Federal. Las personas naturales, tributan a una tasa entre el 10% a 35%
Sociedad de Responsabilidad Limitada (LLC)
Tiene el beneficio de no pagar impuestos al nivel de entidad mientras que mantiene la protección de la responsabilidad de los inversionistas como si fuera corporación. Es parecida a la “SA”
Ventajas
Puede elegir como quiere ser gravado, o sea como una Corporación Regular (Subcapítulo C) donde los socios no-residentes/no-ciudadanos generalmente no están obligados a presentar declaración de renta personal, o como un Partnership donde el ente no tributa y los socios sí.
Desventajas
Generalmente los socios no-residentes/no-ciudadanos tienen que presentar declaración de renta personal en los Estados Unidos, cuando se escoge ser gravado como un Partnership, o estar dispuestos a ser gravados al 35% sobre las ganancias prorrata sean distribuidas o no.
C Corporación
S Corporación
LLC
Protección sobre responsabilidad personal
Los accionistas no son normalmente responsable por los actos de la entidad
Los accionistas no son normalmente responsable por los actos de la entidad
Los Miembros no son normalmente responsable por los actos de la entidad
Administrativo
Requisitos
Nombrar Junta Directiva y esta designa al Presidente, reuniones anuales, y presentación de informe anual son requisitos
Nombrar Junta Directiva y esta designa al Presidente, reuniones anuales, y presentación de informe anual son requisitos
Pocos requisitos, dependiendo del estado. Definir quienes son socios limitados y socios gestores
Administración
El Presidente lleva la representación legal de la entidad
El Presidente lleva la representación legal de la entidad
Los socios gestores llevan la representación legal de la entidad
Duración
Perpetua: se puede extender después de la muerte o el retiro de los accionistas
Perpetua: se puede extender después de la muerte o el retiro de los accionistas
Perpetua, a menos que el estado requiere de cantidad fija de tiempo
Tributación
Tributa a nivel de la entidad y esta sujeta doble tributación ya que los dividendos son gravados a nivel individual si se distribuyen a los accionistas
No hay impuesto a nivel de la entidad. Los ingresos son gravados directamente a los accionistas aunque estos no reciban una distribución
No hay impuesto a nivel de la entidad. Los ingresos pasan son gravados directamente a los socios aunque estos no reciban una distribución
Impuesto de
empleo
Salario sujeto al impuesto de empleo, pero los dividendos pagados a los accionistas no están sujetos al impuesto sobre el empleo
Salario sujeto al impuesto de empleo, pero los dividendos pagados a los accionistas no están sujetos al impuesto sobre el empleo
Los socios gestores personas naturales generalmente no reciben sueldos. Su remuneración es considerada como ingreso laboral
Declaración Anual de impuesto a las ganancias Ingresos y egresos en el Formulario 1120
Vence Marzo 15 para entidades con un año fiscal calendario
Ingresos y egresos en el Formulario 1120S
Vence Marzo 15 de cada año
Reporte distribución de beneficios a los accionistas en el Anexo K-1
Ingresos en el Formulario 1065 (sociedad con por lo menos 2 socios)
Vence Abril 15 de cada año
Reporte distribución de beneficios a los socios en el Anexo K-1
Renovación anual al Estado del registro mercantil
Si
Si
Si
Tipo de socio
Por acciones
Por acciones
Por cuotas de participación o porcentaje
NO residentes de USA pueden ser accionista/socios
Si
No
Si
Apertura paso por paso
Crear una empresa en Estados Unidos demora minutos si se trata de una compañía sencilla y no compleja. Lo primero es que la persona elija un nombre, lo recomendable es que elija tres opciones de nombres diferentes para que se verifique que el nombre no está tomado en el registro de corporaciones del estado. En el caso de ya estar usado se opta por el segundo o tercer nombre. Además, tiene que tener claro el nombre de las personas responsables dentro de la empresa, presidente, vicepresidente, secretario, tesorero aunque la corporación puede ser abierta por una persona sola también. Es importante recalcar que las reglas para crear una empresa pueden variar de un Estado a otro.
En el momento de la apertura hay que tener una dirección física que no puede ser un apartado postal o P.O. Box, debido a que en caso de existir un juicio o problema con la empresa, deben tener un agente designado para aceptar la demanda en nombre de la corporación.
Es muy importante para los inmigrantes saber que para abrir una corporación no es necesario tener número de Seguro Social (documento con el cual se declaran impuestos individuales). En este caso pueden sacar el número ITIN (Individual Taxpayer Identification Number, Número de Identificación Individual de Contribución de Impuestos) que les sirve para declaración de impuestos. También deben obtener, a través de la oficina de rentas internas, conocida como IRS, un número EIN (Número de Identificación de Empleos ó de Empleador) que tan sólo se usa cuando la corporación tiene empleados pero aunque no los tenga es necesario tenerlo, de lo contrario difícilmente podrá abrir una cuenta bancaria a nombre de la empresa. De ahí en adelante, otros requisitos depende del lugar donde funcione (documentos para pago de impuestos estatales o locales, permisos de funcionamiento para oficinas locales, etc).
Tener una corporación abierta es ventajoso principalmente porque mantiene la contabilidad personal y la del negocio por separado y además se pueden deducir muchos gastos por medio de la corporación (es recomendable utilizar los servicios de un buen contador que lleve estos trámites adelante).
La ventaja principal es que la corporación es la entidad legal. Si por ejemplo, el negocio está a nombre de la corporación y hay una demanda, ésta es la que protege los bienes personales de los accionistas. La razón primordial es que las demandas se hacen contra los bienes de la corporación y no contra los bienes de los individuos.
El contador podrá orientarlo en cuanto a si para su empresa en Colombia es o no conveniente abrir una empresa en Estados Unidos y qué tipo de empresa.
La apertura se puede hacer por cuenta propia directamente a través de internet. La mejor guía de ayuda, aunque está en idioma Inglés, la encuentra en la página http://business.usa.gov/ o por medio de contadores o tramitadores y los precios promedios por apertura, con libro negro (donde se agrupan minutas, acciones, etc.), artículos de incorporación y sello rondan entre los US$250 y US$2000 o más, dependiendo de quién lo haga y la complejidad de la corporación. Crear una empresa en Estados Unidos no es la solución a un problema para importar, es una estrategia de comercialización que requiere de planeación y preparación.
Es fácil crearla: cuatro pasos generales:
- Se hace a través de Internet
- Registrarse ante el IRS para obtener el Federal Tax Identification Number ó EIN
- Tener a un agente registrado ante la Secretaría del Estado o entidad estatal de corporaciones (puede ser cualquier persona).
La creación de una empresa en Estados Unidos bien planteada se puede convertir a mediano y largo plazo, en un recurso autosostenible, pues tiene acceso a créditos locales y le permitirá manejar su propio negocio, con las ventajas que esto lleva.
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